Du fühlst dich ausgebrannt von den vielen Zoom-Meetings und suchst nach Möglichkeiten, deine Produktivität endlich wieder zu steigern? Keine Sorge, denn ich kenne deine Situation gut.
Seit 2018 führe ich ein Remote-Team und habe mich viel mit unterschiedlichen Arbeitsweisen beschäftigt. In diesem Artikel fasse ich meine Tipps zusammen und zeige dir ein paar gute Gründe, warum asynchrone Kommunikation ein entscheidender Faktor in deinem Unternehmen sein sollte.
Was bedeutet asynchrone Kommunikation?
Auf den Begriff „asynchron“ bin ich erst im Jahr 2022 gestoßen, als wir uns intensiver mit dem Thema Team Kommunikation auseinandergesetzt haben. Asynchrones arbeiten praktiziere ich aber schon seit Beginn meiner Selbstständigkeit, ohne es bemerkt zu haben.
Asynchrone Kommunikation bedeutet, dass eine Kommunikation nicht zeitgleich abläuft, sondern mit einem Zeitunterschied. Einfaches Beispiel dafür ist die klassische E-Mail. Ich sende die E-Mail an meinen Kunden am Morgen, er antwortet mir aber erst am späteren Abend. Das Gegenteil ist die synchrone Kommunikation, also ein Videocall, ein Zoom-Meeting, ein Telefonat oder ein Gespräch Face-to-Face.
Als ich 2016 mit dem Freelancen anfing und eigene Affiliate-Websites aufbaute, stellte ich relativ schnell fest, dass Ablenkungen meine eigene Produktivität negativ beeinflussten. Ich war mitunter gestresst, wenn bereits am frühen Morgen Nachrichten oder gar Anrufe von Kunden bei mir eintrafen. Zum einen liegt das an eher introvertierten Person, zum anderen aber auch daran, dass meine Aufgaben eher konzeptionell & strategisch waren.
Um das Beispiel aus dem Screenshot aufzugreifen: Für diesen Kunden hatte ich ein WordPress-Plug-in konfiguriert, welches das Anlegen und Verwalten von Veranstaltungen ermöglicht. Die Frage aus der E-Mail zu beantworten, ist aus dem Stegreif gar nicht so einfach. Ich habe damals viel mit individuellen Kundenlösungen gearbeitet und hatte mit dieser Art von Konfiguration keine Erfahrung.
Wahrscheinlich wäre diese Anfrage bei einem Telefonat ausgeartet und nach 20 Minuten hätte ich dem Kunden gesagt, dass ich mir das Problem in Ruhe anschauen und mich dann bei ihm melden werde. Wer so arbeitet, kann kein Geld verdienen.
Zur Vereinfachung hier eine kleine Übersicht mit Beispielen von asynchroner Kommunikation:
| Beispiel für asynchrone Kommunikation | Erklärung |
|---|---|
| Zwischen dem Senden einer E-Mail und dem Erhalten einer Antwort liegt eine Zeitperiode | |
| Slack / Messenger-Dienst | Ähnlich wie bei der E-Mail kann eine Zeitspanne zwischen beiden Interaktionen liegen |
| Textdokument mit Kommentaren | Jemand hinterlässt einen Kommentar in einem Textdokument und der Autor arbeitet den Kommentar bei der nächsten Korrekturschleife ein. |
| Jira / Trello | Entwickler hinterlassen Anmerkungen auf einem „Task“ oder Teilnehmer an einem Trello-Projekt kommentieren den ihnen zugewiesen Task mit einem Update. |
Wie schafft man es, asynchrones Arbeiten in den Alltag zu integrieren?
Bei dieser Frage kann ich aus unterschiedlichen Perspektiven berichten. Einerseits aus meiner Kundenarbeit andererseits aus meinen anderen Firmen mit größeren Teams.
Asynchrones Arbeiten mit Kunden oder Geschäftspartnern
Wenn du als Freelancer mit Kunden zusammenarbeitest, hast du eine Reihe von Möglichkeiten, von synchroner Kommunikation zur asynchronen zu wechseln. Wenn ich heute (hauptberuflich) eine Beratungs- oder Agenturdienstleistung anbieten würde, würde ich auf einen Productized Service setzen. Die genaue Erklärung führt an dieser Stelle zu weit, im Kern geht es dabei darum, deine Dienstleistung zu standardisieren und einen klaren Rahmen zu schaffen.
Das schließt zum Beispiel auch Kundentermine mit ein, die zu Beginn der Zusammenarbeit festgesetzt werden. Somit ist es quasi unmöglich, dass ungeplante Kommunikation von beiden Seiten stattfinden muss.
Asynchron mit Kunden zusammenarbeiten, hat einige Vorteile für beide Seiten:
- Kunden werden dazu gezwungen, ihre Gedanken und Wünsche schriftlich niederzuschreiben. Die Kommunikation wird dadurch wesentlich klarer und die Umsetzung kann schneller umgesetzt werden
- Es gibt klar definierte Termine, an denen ein gegenseitiger Austausch stattfindet. Beide Seiten haben eine ausreichende Vorlaufzeit und können sich auf den Termin gut vorbereiten
Asynchrone Kommunikation im eigenen Team einführen
Möchtest du in deinem Unternehmen asynchrones Arbeiten und Kommunizieren einführen, so gibt es ebenfalls ein paar Kniffe zu beachten. Ähnlich wie bei der standardisierten Dienstleistung, sollte auch dein Unternehmen möglichst in geregelten Bahnen, sprich Prozessen, ablaufen.
Eine Steigerung der asynchronen Kommunikation im Unternehmen bedeutet gleichzeitig auch eine Reduzierung von synchroner Arbeit.
Feste Regeln für die Erreichbarkeit definieren
Gerade für Remote-Teams bietet es sich an, feste Zeiten für die Erreichbarkeit zu definieren. Das kann etwa eine festgeschriebene Regel sein, wie oft ein Teammitglied seine E-Mails am Tag prüfen oder wie er oft sich in Slack anmelden muss. Dadurch ermöglicht man dem Team Deep-Work-Phasen und es wird keine permanente Erreichbarkeit erwartet. Wirklich dringende Notfälle lassen sich ganz einfach per Telefon oder WhatsApp regeln.
Stattdessen finden wir uns in ablenkenden Großraumbüros wieder, in denen Posteingänge nicht zu vernachlässigen sind und Besprechungen unaufhörlich stattfinden – eine Umgebung, in der die Kollegen lieber schnell auf ihre letzte E-Mail antworten, als die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.
Cal Newport, Deep Work
Meetings obligatorisch machen
Es ist unmöglich, virtuell das synchrone Arbeiten aus einem Büro nachzubilden – und es muss auch überhaupt nicht sein. Es ist ein Trugschluss zu glauben, dass Teams nur dann wirklich produktiv sind, wenn sie im ständigen Austausch sind. Live-Meetings via Zoom können keinen soziale Interaktionen aus dem Büro ersetzen, stattdessen können sie sogar zur sogenannten Meeting-Fatigue führen.
Sollte es in deinem Unternehmen noch keine Richtlinie zur Frequenz und Dauer von Online-Meetings geben, dann würde ich besser jetzt gleich damit anfangen, diese Regeln umzusetzen.
Meetings gemeinsam vorbereiten
Damit Meetings effizienter gestaltet werden können, müssen alle Teammitglieder ihren Beitrag leisten. Eine Möglichkeit, das zu tun, sind gemeinsame Meeting-Agenden. Wir hatten das bei uns so gelöst, dass wir einfach ein Google-Doc für jedes Meeting erstellten und dann alle Meeting-Teilnehmer darum baten, rechtzeitig die eigenen Agendapunkte einzufügen.
Dadurch schafften wir es, Meetings viel zielgerichteter stattfinden zu lassen. Ich habe es so geschafft, alle Meetings innerhalb einer Woche ausschließlich am Dienstag zu machen. Das bedeutet im Umkehrschluss, ich hatte 4 Wochentage, an denen ich ohne größere Unterbrechung arbeiten konnte.
Mehr und detaillierter kommunizieren
Der Nummer 1 Grund für schlechte Ergebnisse bei Remote-Teams ist schlechte Kommunikation. Ich habe es schon oft selbst erlebt, dass Mitarbeitende bei uns Probleme mit Remote-Arbeit hatten, weil sie nicht ausreichend genug kommunizierten.
Die Kommunikation bei asynchronem Arbeiten muss präzise und strukturiert erfolgen. Hier ein paar Dinge, die bei einer Anfrage an eine andere Abteilung oder ein Teammitglied enthalten sein sollten:
- Exakte Deadline
- Screenshots mit Anmerkungen
- Beispiele, die deine Anfrage besser verständlich machen
Welche Tools eignen sich für die asynchrone Kommunikation im Unternehmen?
Ich habe über die Jahre viele unterschiedliche Tools in meinem Alltag eingesetzt. Hier möchte ich dir eine kleine Übersicht bieten, welche Tools sich für welche Zwecke besonders gut eignen und worauf man grundsätzlich achten sollte.
Slack
Ich war mir unsicher, ob ich es überhaupt auflisten soll. Wir haben in unseren Unternehmen selbst lange Zeit ausschließlich auf Slack gesetzt, da wir mit vielen anderen Projektmanagement-Tools nicht klargekommen sind. Slack ist aus meiner Sicht nicht bedingungslos für asynchrones Arbeiten geeignet, da die Ablenkung schlichtweg zu groß ist. Slack setzt sehr stark auf Benachrichtigungen, die man als Nutzer zwar individuell anpassen kann, aber wer macht das schon?
Das eigentliche Problem bei Slack und ähnlichen Messenger-Tools ist die Erwartungshaltung. Bei einer E-Mail erwartet niemand, dass er oder sie innerhalb von wenigen Minuten eine Antwort erhält. Schickt man jedoch bei Slack eine Nachricht und erhält nach 20 Minuten noch keine Antwort, wird man schon nervös.
Ich liste das Tool trotzdem auf, da es für viele Teams ein erster Einstieg in die asynchrone Kommunikation sein kann. Slack bietet sich als gute Alternative zu E-Mails an, bei denen die Übersicht schnell verloren gehen kann. Gerade kleinere Nachfragen sind per Slack einfacher und stressfreier. Alternativ bieten sich Tools wie etwa Twist an, deren Gründer starke Verfechter von Asynchronität sind.
Der Kanal E-Mail ist definitionsgemäß asynchron. Messenger-Tools haben die Erwartungshaltung der Nutzer verändert, wodurch mehr Ablenkung in den Alltag gebracht wird.
Jannik Lindner
Zur asynchronen Kommunikation via Slack habe ich auch schon einige Beiträge auf meinem LinkedIn Profil veröffentlicht, viele dieser Beiträge wurden heftig diskutiert – scheint offensichtlich ein beliebtes Thema zu sein in der aktuellen Zeit.
Google Docs
Wie bereits erwähnt, war Google Docs unsere erste Wahl für gemeinsame Meeting-Agenden. Es ist kostenlos und es können beliebig viele Nutzer ihre Punkte in das Dokument schreiben. Der Nachteil liegt auf der Hand: Es wird schnell unübersichtlich und ist daher auf lange Sicht nicht praktikabel.
ZipDo
Nachdem wir ca. ein halbes Jahr ausschließlich Google Docs verwendet haben, entschlossen wir uns dazu, unsere eigene Meeting-Software zu bauen. ZipDo ist eine textbasierte Meeting-Software, die asynchrones Arbeiten ermöglicht. Im Kern fokussieren wir uns darauf, die Meetingzeit im Unternehmen effektiv zu reduzieren.
Mehr über ZipDo erfährst du hier.
Nachteile von Asynchronität: Wann macht synchrone Kommunikation mehr Sinn?
Selbstverständlich gibt es auch bei reinen Remote-Teams Szenarien, in denen asynchrones Arbeiten nicht möglich oder nicht sinnvoll ist.
Ich möchte hier ein paar davon auflisten, die wir auch in unserem Unternehmen nach wie vor mit Meetings oder gar Live-Events lösen.
Komplexe Diskussionen & Entscheidungen
Kleinere Fragen oder Sachverhalte lassen sich ohne Probleme mit einer kurzen schriftlichen Abstimmungen klären. Geht es aber beispielsweise um ein neues Geschäftsfeld oder eine essenzielle Personalentscheidung, stößt man schnell an die Grenzen. Solche komplexeren Diskussionen sollten abschließend mit einem Gespräch geklärt werden.
Doch auch hier kann es sinnvoll sein, unterschiedliche Sichtweisen und Richtungen vor dem Gespräch zu verschriftlichen. Viele Menschen haben Probleme damit, ihre Gedanken in klare Worte zu fassen – das geschriebene Wort löst dieses Problem.
Teambuilding / Private Angelegenheiten
Asynchrones Arbeiten reduziert soziale Interaktionen. Auch wenn ich nicht an virtuelles Teambuilding glaube, so ist Teambuilding an sich auch für Remote-Teams unabdingbar. Aus meiner Erfahrung gibt es keine Alternative zu echten Treffen an einem Ort.
Deshalb veranstalten wir auch mindestens 2 Events vor Ort, an dem ein Großteil des Teams zusammenkommt.
Ein weiterer Punkt sind private Angelegenheiten oder Probleme bei Mitarbeitern. Gute Führungskräfte sollten immer ein offenes Ohr für ihre Mitarbeitenden haben. Trotzdem möchte ich anführen, dass schriftliche Verhandlungen oder Diskussionen weniger emotionsgeladen sind, was ebenfalls Vorteile mit sich bringt.
Notfälle / Schnelle Entscheidungen
Dringende Notfälle oder Szenarien, in denen unmittelbar eine Entscheidung getroffen werden muss, sollten sofort geregelt werden. Im Beispiel einer Dienstleistung könnte dieser Fall eintreten, wenn z.B. die Website nicht mehr erreichbar ist oder der Server einen Fehler hat. Doch auch für solche Szenarien kann ein guter Prozess mit den entsprechenden Warnsystemen Abhilfe schaffen.
Fazit
Für Remote- oder Hybrid-Teams sollte asynchrones Arbeiten zu einem gewissen Prozentsatz zum Standard gehören. Für die konsequente Umsetzung braucht es aber klare Richtlinien und die richtigen Tools. Gleichzeitig gibt es ein paar wenige Dinge, bei denen synchrone Kommunikation elementar ist.
Ich hoffe, ich konnte dir mit diesem Artikel ein paar Einblicke in meine Arbeitsweise geben. Bei Fragen zur asynchronen Kommunikation kontaktiere mich gerne über LinkedIn.