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Meine Regeln für effiziente Meetings

Seit dem Jahr 2016 arbeite ich mehr oder weniger vollständig in der Cloud. Lange, bevor Corona die Arbeitswelt veränderte, habe ich bereits virtuelle Meetings mit meinem Team oder mit Kunden abgehalten.

Was man heute als „Zoom Fatigue“ bezeichnet, habe ich schon etliche Male erlebt. Virtuelle Meetings können anstrengend sein. Über die Jahre habe ich für mich selbst einige Regeln aufgestellt und versuche, meine Meetings so effizient wie möglich zu gestalten. In diesem Artikel möchte ich dir ein paar Tipps und Tricks mit auf den Weg geben, wie du auch in deinem Unternehmen mehr effiziente Meetings einsetzen kannst.

Warum ich ineffiziente Meetings vermeide

Es gibt viele Gründe, warum ich versuche, ineffiziente Meetings aus meinem Alltag möglichst rauszuhalten. Von meiner Persönlichkeit her bin ich eher introvertiert, d.h. Gespräche mit anderen Personen können mir unter Umständen Energie stehlen.

Weiterhin ist es meine Aufgabe als Unternehmer, mich tief in bestimmte Themen hineinzudenken. Ich muss alle möglichen Vor- und Nachteile gut abschätzen können, bevor ich Entscheidungen treffe. Meetings sind ebenfalls ein wichtiger Teilaspekt meines Berufes, allerdings müssen sie richtig dosiert eingesetzt werden.

Doch das Problem mit Meetings liegt nicht nur bei den einzelnen Personen, sondern es kann auch zum Problem für das Unternehmen werden. In aktuellen Krisenzeiten müssen Unternehmen ihre Produktivität und die Kosten im Auge behalten. Mitarbeitende müssen maximal effizient eingesetzt werden.

In einer Studie von Dr. Steven Rogelberg von der Universität in North Carolina wird gezeigt, dass fast ein Drittel aller Meetings innerhalb von Unternehmen mehr oder weniger unnötig ist. Die Studie zeigt, dass Unternehmen ihren Mitarbeitenden durchschnittlich 80.000 Dollar im Jahr zahlen, diese aber knapp 1/3 davon in unnötigen Meetings verbringen müssen, was ca. 25.000 Dollar pro Mitarbeitendem ergibt. (Quelle)

Wann werden Meetings ineffizient?

In der Zusammenarbeit mit meinem Team oder Kunden, habe ich diverse Muster von ineffizienten Meetings festgestellt. Im Folgenden nenne ich dir ein paar Gründe, warum Meetings ineffizient werden können:

Triviale Dinge werden in Meetings besprochen

In meinem Beitrag über asynchrone Kommunikation hatte ich bereits über die Unterschiede von synchroner und asynchroner Kommunikation gesprochen.

In meinen Unternehmen handeln wir es so, dass weniger komplexe Sachverhalte oder Fragen, die nicht dringend sind, wenn möglich, über asynchrone Kommunikation, also z.B. über E-Mail oder Slack erledigt werden. Das es ermöglicht es allen im Team, die Frage dann zu beantworten, sobald sie Zeit dafür haben und es sorgt für wenige Unterbrechung im Workflow und damit letztlich für Deep Work Phasen.

Keine Vorbereitung der Teilnehmer

Die schlimmsten Meetings und Zeitverschwendungen erlebe ich eigentlich immer, wenn Teilnehmer (oder ich selbst) nicht richtig vorbereitet sind. Diese Art von Meetings sind weder produktiv noch sinnvoll. Meetings sollten einen gewissen Zweck verfolgen und nicht automatisch Teil der Arbeit sein, nur weil man das eben so macht. Daily-Standups können in gewissen Phasen des Projektes sinnvoll sein, in anderen mag es aber auch ausreichend sein, wenn man sich einmal in der Woche spricht.

Unvorbereitete Teilnehmer erkennt man daran, dass die Gedanken derjenigen Person nicht klar sind. Damit ich möglichst klare Gedanken im Meeting wiedergeben kann, durchdenke ich komplexere Sachverhalte bereits im Vorfeld und schreibe mir diese Gedanken auch auf. Es hilft ungemein dabei, Meetings schriftlich vorzubereiten.

Keine Meeting-Agenda

Parallel zur fehlenden Vorbereitung, sind Meetings ohne klare Agenda und ohne klares Ziel toxisch für die Produktivität deines Teams.

Bei uns handhaben wir das so, dass jedes Meeting von allen Teilnehmern und Teilnehmerinnen gemeinsam vorbereitet wird. Dafür nutzen wir unsere Software Nexos, mit der wir Meeting-Agenden anlegen und gemeinsam diskutieren können. Viele Punkt auf der Agenda lassen sich bereits im Vorfeld durch schriftliche Kommunikation einfach klären, wodurch die Meeting-Zeit reduziert werden kann.

Zu viele Meetings

Ein weiterer Knackpunkt, der über effiziente oder ineffiziente Meetings entscheidet, ist die Anzahl der Meetings. Unternehmen sollten sich bewusst machen, dass Meetings eine Vor- und Nachbearbeitung benötigen. Wenn ein Mitarbeitender jeden Tag in mehr als 4 oder 5 Meetings ohne Pause geschickt wird, ist es absolut unmöglich, dass er oder sie sich korrekt vorbereitet.

Das wiederrum führt dazu, dass Meetings ineffizient werden, weil die Agenda nicht richtig vorbereitet werden oder der Teilnehmende schlichtweg keine Zeit für eine effiziente Vorbereitung hat.

Wie du deine Meetings deutlich effizienter gestalten kannst

Nachdem ich aufgezeigt habe, warum Meetings in der Regel dazu tendieren, ineffizient zu werden, kommen wir nun dazu, wie man seine Meetings effizienter gestalten kann.

Wie bereits erwähnt, besteht ein Meeting nicht nur aus dem eigentlichen Meeting, sondern aus:

  1. Meeting-Vorbereitung
  2. Meeting
  3. Meeting-Nachbearbeitung

Ich block mir in der Regel 1-2 Stunden am Tag vor einem Meeting, um das Meeting effizient vorzubereiten. Natürlich gibt es auch Meetings, die weniger umfangreich sind und für die daher weniger Vorbereitung notwendig sind. Die Nachbearbeitung kann zum Beispiel so aussehen, dass ich mir schriftliche Notizen anfertige und To-do-Listen anfertige. Dafür nutze ich die App ToDoist.

Grundsätzlich sollten Unternehmen versuchen, aktive Meetingzeit zu reduzieren. Ein weiterer Teilaspekt davon ist auch die Anzahl der Personen im Meeting. Es gibt heutzutage Tools, die Live-Meetings auch für andere Personen zugänglich machen, sodass nicht jeder oder jede in allen Meetings anwesend sein muss. Dadurch haben diese Personen mehr Zeit für andere Tätigkeiten und innerhalb des Meetings wird die Effizienz durch den kleineren Kreis an Personen ebenfalls gesteigert.

Fazit

Ich hoffe dir haben meine Tipps für effiziente Meetings geholfen. Ich freue mich auf dein Feedback und würde gerne von dir wissen, wie ihr das in eurem Unternehmen umsetzt und welche Erfahrungen du gemacht hast. Connecte dich gerne mit mir auf LinkedIn.

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